(Reflexión de nuestro consultor asociado senior Rodrigo Pérez Retamal)
¿Cuántos de nosotros, consultores y ejecutivos hemos escuchado la pregunta “¿Cuál sería la dotación óptima?” … Sin embargo, no en el sentido estricto de la palabra – aquello que es tan bueno que no puede ser mejor – sino más bien, con una mirada restringida de qué consideramos una dotación óptima.
Se suele optar por una alternativa posible, una estrategia de gestión destinada a minimizar los costos laborales al operar con el número mínimo de empleados, debido a su potencial para optimizar las ganancias financieras a corto plazo y que, con frecuencia suele ser adoptada como si se tratara de una ley irrefutable de la naturaleza.Este enfoque ha sido criticado por su impacto negativo en el bienestar de los empleados, la eficiencia operativa y el desempeño organizacional a largo plazo. Por supuesto, es necesario reconocer que la validez aparente de los argumentos en contraposición es notablemente disímil.
En esta columna reflexionaremos en torno a que, si bien la dotación de personal mínima o ajustada puede generar ahorros de costos a corto plazo, puede resultar en puestos vacantes, mayor carga de trabajo en los empleados existentes y mayores tasas de rotación, lo que en última instancia conduce a mayores costos de oportunidad. En contraste, una estrategia con un ligero exceso, manteniendo niveles adecuados de dotación, puede resultar en una mayor eficiencia operativa, tasas de rotación más bajas y ahorros de costos a largo plazo a través de una mayor productividad y compromiso de los empleados.
La dotación de personal mínima es una filosofía de gestión que se originó en la industria manufacturera, particularmente en el sistema de producción de Toyota. Se basa en la idea de reducir los costos laborales excesivos mediante la contratación de la cantidad mínima de empleados necesarios para completar el trabajo en cuestión, sin buffers ni despidos. Este enfoque está impulsado por el objetivo de lograr la rentabilidad, reducir los costos laborales y maximizar las ganancias financieras a corto plazo. No está de más recordar aquí un punto de referencia, esta idea está en sintonía con una filosofía productiva, tecnología, innovación, cultura, etc, características de una de las empresas más exitosas del mundo.
Los defensores de la reducción de personal argumentan que puede conducir a ahorros de costos significativos para las organizaciones, ya que minimiza los costos laborales al evitar la contratación de empleados en exceso. Las organizaciones pueden evitar pagar salarios y beneficios innecesarios, reducir los gastos generales y lograr objetivos financieros a corto plazo. La dotación de personal ajustada también puede permitir que las organizaciones sean más ágiles y receptivas a las condiciones cambiantes del mercado al ajustar rápidamente el tamaño de su fuerza laboral en función de las fluctuaciones de la demanda. Además, la dotación de personal ajustada puede verse como una forma de incentivar a los empleados a trabajar de manera más eficiente y eficaz, ya que hay menos lugar para la autocomplacencia o la ineficiencia cuando la fuerza de trabajo es escasa.
La investigación de gestión de recursos humanos basada en evidencia respalda la visión crítica de la dotación tan ajustada. Los estudios han demostrado que los niveles más holgados de dotación de personal están asociados con un mejor desempeño organizacional, el bienestar de los empleados y la satisfacción laboral. Cascio y Boudreau (2015) encontraron que las organizaciones con niveles más altos de dotación tienden a tener tasas de rotación de empleados más bajas, niveles más altos de satisfacción del cliente y un mejor desempeño financiero. Otro estudio realizado por Becker y Huselid (1998) mostró que los niveles adecuados de dotación de personal están asociados con niveles más altos de compromiso, productividad e innovación de los empleados. Además, la investigación de Huselid y Becker (2011) encontró que la dotación de personal ajustada puede resultar en un aumento del estrés de los empleados, una menor satisfacción laboral y mayores tasas de rotación, lo que puede afectar negativamente el desempeño organizacional a largo plazo.
Por otra parte, la escasez de personas también puede generar mayores riesgos legales y de cumplimiento para las organizaciones. A nivel internacional y nacional, las organizaciones deben cumplir con diversas leyes y reglamentos laborales, tales como el salario mínimo, la jornada laboral y los reglamentos de seguridad. La escasez puede resultar en una mayor carga de trabajo y estrés en los empleados, aumenta la probabilidad de violaciones de las leyes laborales y mayores riesgos de problemas legales y de cumplimiento. Las organizaciones también pueden enfrentar costos más altos, ya que es posible que los puestos vacantes deban cubrirse con empleados temporales o contratados, lo que genera mayores costos de contratación y capacitación.
Además, la investigación sobre resiliencia organizacional sugiere que las organizaciones con niveles adecuados de dotación de personal y flexibilidad en su fuerza laboral están mejor equipadas para manejar desafíos e incertidumbres inesperados (Luthans et al., 2006). Las organizaciones con un enfoque de dotación más holgada pueden tener la flexibilidad de redistribuir la carga de trabajo durante los períodos peak o cubrir a los empleados que están de licencia o que no están disponibles, sin comprometer la calidad del trabajo ni poner una carga excesiva en los empleados existentes. Esto puede dar como resultado una mayor eficiencia operativa, menos errores y una mayor satisfacción del cliente, que son fundamentales para el éxito de la organización a largo plazo.
Es llamativo que cuando se habla de dotación, frecuentemente se aluda al resultado financiero y rara vez a la estrategia. Kates y Galbraith (2007) al presentar su modelo de diseño organizacional plantea que la estrategia implica un conjunto de capacidades en que la organización debe destacarse para alcanzar sus objetivos, capacidades que se concretan a través de las personas.
Para cerrar, puede ser útil poner en perspectiva esta discusión, no se trata de oponer criterios financieros a criterios humanos, sino de poner esta discusión en el eje del corto plazo versus el largo plazo. No se trata de perder de vista los resultados del negocio, más bien entender como decisiones de corto plazo afectan a las personas en su capacidad de creación de valor en el largo plazo y por lo tanto los resultados y la sustentabilidad de la organización. Tal vez la pregunta que debiéramos hacernos no es ¿Cuál es la dotación óptima? Si no, ¿Cuál es la gestión óptima? Y en este caso en el sentido amplio del concepto.
